PRIVACY VERKLARING

Bij het opstellen van de privacyverlaring van Scalare coaching hebben we rekening gehouden met de volgende aspecten:

1. Duidelijkheid en transparantie: De privacyverklaring moet duidelijk en begrijpelijk zijn voor de gebruikers. Het moet de verzamelde persoonsgegevens, het doel van de gegevensverwerking, de rechtsgrondslag en de bewaartermijnen beschrijven.
2. Verzamelde gegevens: De privacyverklaring moet specifiek aangeven welke persoonsgegevens worden verzameld van gebruikers, zoals naam, contactgegevens, betalingsinformatie, enz. Het moet ook duidelijk maken hoe deze gegevens worden verkregen, bijvoorbeeld via een websiteformulier of tijdens een coachingssessie.
3. Doel van de gegevensverwerking: De privacyverklaring moet het doel van de gegevensverwerking beschrijven. Bijvoorbeeld, als je persoonsgegevens verzamelt om coachingdiensten aan te bieden, moet dat specifiek worden vermeld.
4. Rechtsgrondslag: Het is belangrijk om aan te geven op welke rechtsgrondslag je de persoonsgegevens verwerkt, zoals toestemming van de gebruiker, de uitvoering van een contract of een gerechtvaardigd belang.
5. Beveiligingsmaatregelen: De privacyverklaring moet beschrijven welke beveiligingsmaatregelen je neemt om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of diefstal. Bijvoorbeeld, het gebruik van versleutelde communicatie, beperkte toegang tot gegevens, enz.
6. Gegevensoverdracht: Als je persoonsgegevens overdraagt aan derden, zoals cloudserviceproviders of betalingsgateways, moet je aangeven hoe deze gegevensoverdracht plaatsvindt en welke maatregelen er worden genomen om de gegevens te beschermen.
7. Rechten van betrokkenen: De privacyverklaring moet de rechten van betrokkenen vermelden, zoals het recht op inzage, rectificatie, verwijdering en bezwaar tegen gegevensverwerking. Het moet ook uitleggen hoe betrokkenen deze rechten kunnen uitoefenen.

Verwerking persoonsgegeven
Bij het verlenen van onze diensten verwerken wij uw persoonsgegevens. Om u te informeren hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan hebben wij deze privacyverklaring opgesteld. In deze verklaring omschrijven we wie wij zijn, hoe en met welke doelen we uw gegevens verwerken, op welke manier u hier invloed op kunt uitoefenen en wat verder nog belangrijk is om te weten. Met deze verklaring hebben we geprobeerd om zo helder en leesbaar mogelijk te omschrijven hoe we uw gegevens verwerken. Als u na het lezen hiervan nog vragen heeft, neem dan contact met ons op. Wij kunnen altijd toelichting geven. Tot slot. Voor ons is het belangrijk om onze dienstverlening zo optimaal mogelijk af te stemmen met u en met onze opdrachtgevers. Dit betekent dat we ons ontwikkelen maar dat ook de verwerkingen van persoonsgegevens kunnen veranderen. We houden u op de hoogte door deze privacyverklaring actueel te houden. Wij raden u aan deze privacyverklaring daarom regelmatig te raadplegen. Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 15 juli 2023.

Uw persoonsgegevens worden verwerkt door: Scalare, KvK 52034771, Wageningenstraat 22, 2152 AN Nieuw Vennep. Info@scalare.nu
Scalare  verkrijgt persoonsgegevens van uzelf, bijvoorbeeld de gegevens die u aan ons verstrekt via de website, email, telefoon en app. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens verkrijgen via derden in het kader van onze dienstverlening. Denk hierbij aan gegevens die wij van uw werkgever krijgen. Hoe en welke gegevens wij voor u verwerken, leest u hieronder.

Om duidelijk te krijgen welke gegevens wij van u verwerken, hebben we deze in een aantal categorieën ondergebracht. Achter iedere categorie ziet u vervolgens gespecificeerd welke gegevens daarbij horen.

De gegevens die u hieronder ziet, zijn voor ons noodzakelijk om onze werkzaamheden uit te voeren.

1. Personalia - Achternaam, voornaam en initialen - Adresgegevens - Contactgegevens: telefoon, email en mobiel nummer
2. Geboortedatum - Geslacht - Pasfoto
3. Rapportage bedrijfsarts - Arbeidsdeskundig rapport - Functionele mogelijkheden en belastbaarheid - Kansen en belemmeringen op de arbeidsmarkt - Beschikbaarheid - Beroepswens - Vaardigheden en competenties - Aanleiding en doel van onze dienstverlening - Type traject - Probleemanalyse - WIA-beschikking, VA-rapportage UWV en AD-rapportage UWV - Testuitslagen (assessments) - Gegevens in het plan van aanpak van uw werkgever
4. Dienstverband/arbeidsverleden - Functie, Salaris, Contracturen, Eerste ziektedag en datum indiensttreding - Arbeidsovereenkomst - Detacheringsovereenkomst - Curriculum vitae – Rijbewijs
5. Trajectinformatie – Gespreksverslagen (beperkt) - Looptijd van het traject - Sollicitatie-activiteiten - Zoekprofiel - Behaalde resultaten
6. Interactiegegevens - Digitale correspondentie - Klachten - Berichten via de website - Zoekopdrachten op de website - IP-adres
7. Betalingsgegevens - Als u als particulier bij ons diensten aanschaft

Doeleinden verwerking persoonsgegeven
Scalare werkt voor opdrachtgevers en voor particulieren. Wij verlenen diensten als coaching en training, geven advies over verzuim en re-integratie en uw werkgever huurt ons in om voor hen de werkzaamheden uit te voeren. Zo helpen wij zieke werknemers bij hun re-integratie naar (ander) werk en adviseren wij werkgevers over verzuim zoals bijvoorbeeld de daarbij behorende wetgeving, kosten op korte en lange termijn en adviseren we over preventie van verzuim. Uw gegevens verzamelen wij dus voor de uitvoering van onze opdracht. Deze doeleinden hebben we voor u op een rijtje gezet en onder gebracht in een aantal categorieën:

1. Communicatie: - het onderhouden van contact met u, het maken van afspraken – Identificatie
2. Administratie: - Facturering en financiële bewijslast - Innen van gelden en het nemen van incassomaatregelen - Het voeren van geschillen - Het verrichten van administratieve handelingen, zoals planning, samenstellen offerte op naam - Verantwoordingsverklaring aan opdrachtgever
3. Kwaliteits- en managementdoeleinden - Een goede en efficiënte dienstverlening - Beheer van het cliëntenbestand - Monitoren van inspanningsverplichting - Marketingdoeleinden - Benchmarking - Managementdoeleinden - Verbetering van de dienstverlening - Het afhandelen van klachten, vragen en opmerkingen
4. Wet- en regelgeving - Nakoming van wettelijke verplichtingen
5. Uitvoering overeenkomst - Rapporteren en analyseren voor verantwoording aan opdrachtgevers en de verbetering van de dienstverlening - De re-integratie of begeleiding van werknemers of uitkeringsgerechtigden in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid - Het verzorgen van trainingen - Toetsing passend werk, bewijslast keurmerk - Het bieden van begeleiding naar passend werk, bepalen van zoekrichting, plaatsing op passend werk

Rechtsgrondslag
Wij verwerken bepaalde persoonsgegevens om uitvoering te geven aan de overeenkomst met u, dan wel te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals bijvoorbeeld verplichtingen op basis van het sociale zekerheidsrecht. Wij verwerken persoonsgegevens, omdat Scalare hier gerechtvaardigde belangen bij heeft. Dit is de juridische grondslag. Deze gerechtvaardigde belangen zijn:

1. Het op zo efficiënt mogelijke wijze kunnen verlenen van haar dienstverlening;
2. De bescherming van haar financiële belangen;
3. De verbetering en uitvoering van haar diensten;
4. Beveiliging en het beheer van haar systemen;
5. Uitvoering van overeenkomst waarbij u een partij bent;
6. Verantwoording werkprocessen aan opdrachtgevers.

Als wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van toestemming, dan zullen wij hierom afzonderlijk vragen middels een toestemmingsformulier. Op dit toestemmingsformulier hebben wij de betreffende verwerkingen en doeleinden gespecificeerd.

Gegevensoverdracht
Verstrekking aan derden In het kader van onze dienstverlening kunnen wij persoonsgegevens uitwisselen. Wij kunnen voor de hiervoor genoemde doeleinden gebruik maken van diensten van derden, zoals de IT-leveranciers van onze website en onze systemen, testbureaus of ingeschakelde ZZP’ers. Bij de uitvoering van onze werkzaamheden maken we gebruik van professionele instrumenten zoals bijvoorbeeld assessments, trainingen en een vacaturebank. In het kader daarvan worden aan deze derden persoonsgegevens verstrekt. Deze derden mogen uw persoonsgegevens slechts verwerken voor de voornoemde doeleinden. Tot slot kunnen uw persoonsgegevens verstrekt worden aan derden wanneer wij aan een wettelijke verplichting moet voldoen. Wij zullen uw gegevens niet verstrekken voor commerciële of goede doelen.

Uw persoonsgegevens worden niet buiten de EER worden verwerkt. De EER is de Europese Economische Ruimte, bestaande uit de landen van de Europese Unie, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland. Wel kunnen uw gegevens door derden buiten de EU worden opgeslagen door ons gebruik van Google Analytics, LinkedIn of Facebook in het contact met u. Deze partijen zijn “EUVS Privacy Shield” gecertificeerd, zodat zij zich zullen houden aan de Europese privacyregelgeving.

Beveiliging en bewaartermijn
Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan noodzakelijk voor de doeleinden die wij in deze privacyverklaring hebben genoemd. Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang zij nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken. Uw trajectgegevens bewaren wij daarom maximaal twee jaar na afloop van het traject, waarna ze geanonimiseerd worden. Bepaalde gegevens moeten wel langer bewaard worden, omdat Scalare zich moet houden aan wettelijke bewaarplichten, zoals de fiscale bewaarplicht.

Wij vinden het belangrijk dat uw persoonsgegevens zijn beveiligd tegen verlies of onbevoegde toegang van uw persoonsgegevens. Daarom heeft Scalare passende beveiligingsmaatregelen genomen. Op de website worden cookies gebruikt om de online dienstverlening te verbeteren. Via cookies worden uw IP-adres en de systeeminformatie van uw apparaat verwerkt.

U heeft ook een recht op overdraagbaarheid. Dit betekent dat u uw persoonsgegevens die door ons zijn verwerkt kunt overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke (iemand anders dan Scalare). U moet dan een uitdrukkelijk verzoek indienen en het is ook inzetbaar als er een noodzaak ligt voor de uitvoering van een overeenkomst.

Rechten
U kunt natuurlijk ook bezwaar aantekenen. Dit kan onder een aantal omstandigheden:

1. In verband met uw persoonlijke omstandigheden. Hierbij is het wel van belang dat de verwerking door ons (of van een derde) gebaseerd is op de behartiging van een gerechtvaardigd belang. Wij staken dan de verwerking van uw persoonsgegevens tenzij ons verwerkingsbelang groter is dan uw belang om de verwerking te staken.
2. Als wij direct marketing uitvoeren en u wilt dit niet;
3. Wij verwerken uw gegevens ook voor managementdoeleinden. Als u dit niet wilt, laat het weten.

Als u ons toestemming heeft gegeven om uw foto te verwerken, kunt u dit natuurlijk ieder gewenst moment weer intrekken.

Uiteraard kunt u ook een klacht indienen. Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Scalare laat dit dan vooral aan ons weten. Wij zullen er te allen tijd alles aan doen om hier samen met u uit te komen. Mocht u er met ons niet samen uitkomen dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

U bent niet verplicht uw gegevens te verstrekken, echter de verwerking van uw gegevens (zoals wij die hierboven hebben vermeld) is voor ons wel noodzakelijk om onze overeenkomst met uw werkgever (onze opdrachtgever) uit te voeren. Indien u hier moeite mee heeft, neem dan contact op met uw werkgever.

Vragen over deze privacyverklaring of een verzoek over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u sturen naar: Scalare, info@scalare.nu Om misbruik van deze rechten te voorkomen vragen wij u, bij indiening van uw verzoek u te identificeren, door een kopie van een geldig legitimatiebewijs mee te sturen. Vergeet dan niet om op de kopie uw BSN én uw pasfoto onleesbaar te maken Deze privacyverklaring heeft uitsluitend betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door Scalare en niet op verwerkingen via websites van derden waarvan een hyperlink is opgenomen op onze website. Overigens wij doen niet aan profiling en/of andere geautomatiseerde besluitvormingen. Wijzigingen privacyverklaring Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 25 mei 2018. Scalare kan deze privacy verklaring aanpassen. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd. Wij raden u daarom aan om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van wijzigingen.